Управление на проекти в компанията плюсове и минуси iteam

Според материалите на "кръглата маса", провеждани от редакторите на списание "Финансов директор"

Представяне на участниците в "кръглата маса":

Валери Василиев. Директор на отдела за управление на проекти на фирма "LANIT"

Олга Kanenkova. Ръководител на отдела за данъчно облагане, счетоводство и консолидиране на сметките на фирмата "Avtoframos» / RENAULT

Марина Osipova. CFO "Дионис клуб"

Олег Frakin. Главен финансов директор на холдинга "Вино свят"

Какво е проект

Различните компании в рамките на проекта се отнася до различни инициативи. Някои отделни дейности по проекта, чийто бюджет надхвърля определена сума, докато други смятат, че проектът е само определен вид дейност, като например откриването на магазина. Решихме да разберете от участниците в "кръглата маса", които те инвестират в концепцията за "проект".

Олег Frakin: проект - дейност, насочена към получаването на конкретен резултат в близко бъдеще, като например изграждането на нов завод или офис на климата. В рамките на този процес определение за постоянно подобряване на текущите дейности на проекта не е така. В допълнение, проектът трябва да са с фиксиран срок на изпълнение и бюджет. Можете също така да се каже, че имуществото на проекта, го отделя от текущите дейности е уникален. Планът на проекта трябва да бъде по-внимателно, отколкото текущите дейности като рисков проект, поради своята уникалност със сигурност е по-висока. Степента на уникалност на проекта могат да бъдат различни: например, откриването на магазина на различни улици - някои уникални дизайни.

Марина Osipova: Бих добавил, че терминът "резултат от проекта" също е доста произволно. Например, в засаждане на лозя резултатите от проекта могат да бъдат отстранени първата реколта, лозята на проектна мощност, пълна възвръщаемост на инвестициите.

За разнообразие от различни видове проекти, трябва да бъде на нивото на детайлност на дейностите по проекта, дълбочината и честотата на оценка на риска. По този начин, в процеса на формиране на средносрочен план за в нашата компания се извършва в съответствие с правилата на управление на проекти, но този проект не е част от бюджета не се претегля рисковете. Според проекта, тъй като, например, изграждането на пречиствателни станции, представлява отделен бюджет, план за работа, оценка на ефективността на инвестициите и рискове.

Олга Kanenkova: Ако компанията има възможност да инвестира, това е нейният считаме като проект. Ако служителите на компанията да видят и да разберат целта, но начина, по който да се постигне тя се състои от няколко стъпки и може да се промени, е необходимо, за колективна работа - това е проекта. Налице е необходимост да събират информация от експерти или консултанти, образувайки по-ранните схеми не се прилага или адаптиране на старите, създаване на нови бизнес процеси, което означава, че е необходимо за творчески подход към решаване на проблемите.

Олег Frakin: Ако определението за "проект", по мое мнение, трябва да се ръководи от няколко критерия. Например, бих откроил спешността (ако действието трябва да бъде завършен до определена дата, то се отнася до проекта), а резултатът от бюджета.

ангажимент на компанията за прехода към проектирането на системата

Има сектори, в които проектантската организация работи е единственият приемлив, като консултации. Участниците в "кръгла маса" се опитаха да се обадите на фирма, която не е свързана с такива сектори, за които има реален управлението на проекта, както и етапа, на който има смисъл да избирам определени дейности в проекта. Валери Василиев: Първият ход в управлението на проекти в България започва да се големи компании, "Юкос", "NIKOIL" и т.н. През последните години все повече и повече средни компании с оборот по-малко от 100 хиляди щатски долара са склонни към една и съща система ..... Това се дължи главно на желанието да се разбере управлението на бизнес работата по-ясно. Смята се, че в литературата, системата за управление на проекта се предвижда до 20% увеличение на стойността на бизнеса. Тази цифра се базира на това колко пари на компанията губи средно поради грешки в планирането и неефективно използване на ресурсите.

Олег Frakin: Аз мисля, че трябва да се изработи система, да се движи бавно. Веднага започват да работят по график, когато един изпълнител представя няколко мениджъри на проекти, е трудно както от организационна и от психологическа гледна точка, тъй като тя изисква високо ниво на управление. Като система за управление на проекти изцяло - един вид екстремен, тогава е трудно в момента да си представим такава ситуация в нашата компания, въпреки че някои проекти ние сме извършва паралелно с текущите дейности.

В този процес, концепцията за преминаване към система за управление на проекта се е променила. Отначало той бе наречен -Развитие на основните дейности на ОКБ "Сухой" и определя посоката на компанията. След като се разбира, с цел ефективно прилагане на системата, концепцията е преформулиран и е насочена към повишаване управлението на проекта, описание на критериите за оценка на дейностите по проекта. По този начин, за да отидете на управлението на проекти по всички правила, необходими за постигане на определено ниво на зрялост на компанията. Международен институт по управление на проекти, дори разработен специален метод за определяне готовността на дружеството за въвеждане на управление на проекти и задачи области на първоначалната работа по изграждането на такава система - къде да започне и какво да очакваме в близко бъдеще, така че да не бъдат разочаровани от резултатите от изпълнението.

Цената на постановка управлението на проекта

Участниците в "кръгла маса" са установили, какво представлява цената на постановка управлението на проекта.

Олег Frakin: Считаме, пълен преход към система за управление на даден проект, но реши, че това ще отнеме около две години и ще струва една прилична сума. В резултат на това ние избираме междинен вариант: голяма част от настоящите дейности, извършвани в нормален режим, както и индивидуални инициативи се разглеждат и управляват като проекти.

Марина Osipova: Управление на проекти в "Дионис клуб" обхваща част от процесите, които се разпределят на профили извън системата.

Това планиране и бюджетиране, засаждане на лозя, разработката и пускането на пазара на нови продукти, както и други проекти. Определяне на методиката на работа с тези проекти - естествен процес: по-голямата част от нашите висши мениджъри са уменията и инструментите за управление, както и управлението на проекта е включен в задължителната програма на курсове за обучение, бизнес администратор. За да се структурира корпоративния познания в областта на управлението на проекти и определянето на рамките на концептуалния апарат на САЩ, ние трябваше да похарчи около $ 5000 на семинара - .. Обучение на сътрудници на централата.

Олга Kanenkova: Нашата компания специално обучен персонал от IT-само otde ла, която действа като мениджъри на ИТ проекти - те са подходящо стаж във Франция. Останалата част от персонала са обучени в този процес, тъй като дейността им се регулира от правилата на управление на проекти, създадени от вътрешни документи.

Валери Василиев: Има някои стратегии, които оптимизират стойността на внедряването на системата за управление на проекти. За тази цел, в къщата е създаден център за компетентност, която се състои от хора, които са постоянно работещи по проекти, при които натрупаните знания за управление на проекти в компании, които разработват методология. Тя е съставена от експерти и консултантска компания. Тогава компетентност център опит се повтаря в рамките на организацията, може да се направи от страна на персонала. Въпреки това, с този метод на работа на прехода към управлението на проекти може да отнеме повече време, отколкото с консултантите, но това ще струва по-евтино.

Вторият начин за оптимизиране на разходите - използва се започне консултации. Той ще се проведе в ключови звена на екип от консултанти на компанията и е предназначена основно за движение формулирането на управление на проекти "от земята". По този начин въпроса, например, бюро "суха". След поредица от събития в компанията формира активна група, която по-късно участва в подобряването на съществуващата система. Година по-късно групата натрупан известен опит и се сблъсква с редица предизвикателства. Тогава там отново е поканен екип от консултанти, които са работили на ситуацията и помагат да се идентифицират области за по-нататъшно развитие. Този цикличен операция може да се постигнат значителни резултати, но по-скъпи от първия вариант.

Ако говорим за пари, конкретната сума зависи до голяма степен по скалата на компанията и разходите за информационна система, която ще подпомага управлението на проекти, планиране т.е. проект, бюджетиране, бюджет, основа на завършени проекти, и така нататък. Г. Цената на постановка на методика, обучението, Тя може да варира 20-30 хиляди. 200-300 хиляди. долара. САЩ. Софтуерът може да бъде и на различни нива - от Excel към Microsoft Project, или специализирани системи, стоящи в порядъка на 5 хиляди долара за пет лиценза ...

Проблемът на двойно подчинение

С въвеждането на системата за управление на проекти в предприятието с управленска структура линия на често прехода към управлението на матрица, където всеки служител е предмет както на ръководителите на структурните подразделения на проекта. Този метод води до много проблеми, свързани с ясно дефиниране на приоритетните задачи пред персонал.

Олег Frakin: В един момент, ние сме изправени пред подобна ситуация. На първо място, надзорните органи непрекъснато се отлагат изпълнението на задачите по проекта до последния момент, така че служителите на първо място, за да се справят с предизвикателствата на днешния ден. После пусна следното съдържание поръчките в къщата. Ако главата на съседен блок (проект) дава указание за служител, който не му се подчинява пряко, а след това има две версии на събитията. Така или служителят се съгласява да изпълни тази задача на своя собствена отговорност, но не за сметка на текущата работа, или да го изпратите на прекия ръководител и началниците се споразумеят за приоритетите на всеки друг.

Разбира се, на първо персоналът предпочита да прехвърли отговорността за вземане на решения на лидерите. Но след известно време ситуацията се стабилизира, а повече от половината от тези въпроси е било адресирано в текущия режим.

В допълнение към обслужващите отдели, по-специално, ИТ услуги, създадена система за взаимно мотивация, когато премия ръководител на ИТ отдел, създаден началниците на служби, което е, нейните "вътрешни клиенти." Така че ние бяхме в състояние да частично решаване на проблема с качеството на работата. Първа награда съкратени след няколко месеца - не са изчезнали и оплаквания.

Валери Василиев: Има три вида на матрицата структура: слабите, твърда и балансирано. Със слаба матрица власт е съсредоточена главно в прекия ръководител, толкова слаба комуникация проект. Твърдо матрица, от друга страна, изисква максимално въздействие в проекта. Компанията Олег се опитва да създаде балансирана матрица, когато линейни и проектни мениджъри се опитват да намерят и да установи принципите на взаимодействие. Ако тези принципи са зададени правилно, а след това те започват да работят автоматично.

Що се отнася до обикновените работници, те са включени в проекта, се определят по взаимно съгласие на ръководители на отдели. Времето, необходимо, за да участват в проекта, определен въз основа на опита, натрупан в компанията.

Разходите за контрол на проекта

Друг належащ въпрос за това как да се контролират разходите по проекта, особено косвените, като времето, което служителите отделят по проекта.

Олег Frakin: Разходите по проекта се контролират въз основа на тяхното съответствие с нивото на мишена. Повече проверки изискват големи разходи. Например, ако проектът положи закупуване на САЩ следи за $ 120., но персоналът ще го купи за 100 и 20 го сложи в джоба си, че е малко вероятно трябва да се следи по-специално.

Що се отнася до времето на персонал, една от възможностите е да отнеме доста време разпределение на персонала и в резултат на това разходите за заплати, според някои шофьори. Отидохме малко по-различен начин. При планиране на проекта струва на всеки служител, ангажирани в своите прогнози, процентът на работното време, той ще се посвети на проекта. След това този документ е в съответствие с насоките и подписан от двете страни. На практика, ако един нов проект, това отнема няколко пъти по-дълго. Когато проектът се повтаря няколко пъти, увеличаване на точността на планиране.

Валери Василиев: В решаването на проблемите на контрола на проекта е необходимо да се определят две неща: метода и ниво на контрол. След тази проверка проблем е решен от само себе си.

Резултатите от "кръгла маса"

В заключение, участниците в "кръглата маса" обобщи дискусията.

Валери Василиев: Успехът на управлението на проекта, както и всяка система зависи от правилното прилагане на дадена фирма. Определено препоръчвам управлението на проекта от всички, което не желая, но аз вярвам, че въвеждането на тази система може значително да се подобри ефективността на компанията.

Марина Osipova: Преди прилагане на системата за управление на проекта, трябва да си зададете, с каква цел е необходимо.

Това значително ще опрости определението за какъв вид дейност се отнася до дизайна, както и на какво равнище на контрол върху него.

Олга Kanenkova: Когато в работата за управление на проекти, необходими за изпълнение на мерките от: понякога в нашата компания получава ситуация, в която повече проекти от хора, които са в състояние да ги изпълни, и има децентрализация, която може да доведе до катастрофи. Така например, на действията на различните отдели са NESCO съгласувани и, да речем, на правната служба, свързан с изпълнението на проекта е твърде късно, или стаята построен и входовете към него - не. Ето защо за успешно управление на проекти трябва да бъдат силно централизирана.

Олег Frakin: Бих искал да подчертая значението на системата за управление на проекти за автоматизация, тъй като позволява да се намали влиянието на човешкия фактор в планирането и изпълнението на проекти, увеличаване на управляемост. Аз също вярвам, че всяка нова инициатива в компанията е препоръчително да се осъществи проекта - тя дава повече гаранции, че е постигнат желания резултат.

Аз, изготвен от експерт списание Anna Netesova