Управление на ИТ проект за идентифициране и справяне с основните проблеми

Обратно към списъка с артикули

Определяне на ИТ проекти, техните цели, системи и решения.

Управление на ИТ проекти почти като жонглиране желе: не красива, а не само. Информационни технологии е особено "хлъзгав", тъй като те са по-сложен процес, постоянно се променят и адаптиране.

Традиционно за управление на проекта, който се използва в строителството и производството, работа с материални елементи. ИТ управление на проекти се усложнява от непрекъснато променящите се изисквания на бизнеса и собствениците на фирми. Като ИТ проект за управление на сложна нещо, ние ще разгледаме редица общи въпроси и отговори, които обясняват тяхната важност и опростяване на управлението.

Какви са основните принципи на управление на ИТ проект?

ИТ проект - това е краткосрочна усилия, за да създаде уникален продукт, услуга или на околната среда, като например замяната на стари с нови услуги, разработване на сайт за електронна търговия, създаването на нови видове настолни компютри или сливане на бази данни.

Всички проекти са ограничени от три фактора: време, цена, обем. За да може проектът да бъде успешен, тези три ограничения трябва да бъдат балансирани. Ако тези ограничения са извън баланс, проектът се движи с бедствието.

Всички проекти, включително и ИТ проекти минават през 5 основни фази от жизнения цикъл: иницииране, планиране, изпълнение, мониторинг и контрол, приключване. Всяка фаза съдържа процеси, които се движат по проекта от идеята до изпълнението.

Защо ИТ проекти се провалят толкова често?

Според Standish Group, която следи за успеха на ИТ проекти, само 29% от ИТ проекта, завършени успешно завърши миналата година. Тези данни не са мотивирани по много причини.

ИТ проекти се провалят, защото те са много по-сложно, отколкото обикновените проекти. Те включват управление на трудностите, свързани с конвенционалните проекти: срокове, бюджетни ограничения и липса на хора, които могат да бъдат включени в проекта. В допълнение, този тип проекти често са изправени пред уникални технологични предизвикателства, свързани с хардуер, операционна система или проблеми в базата данни.

ИТ проекти се провалят в самото начало, поради липсата на планиране. ИТ организациите трябва да планират средствата, необходими за проекта, професионални изисквания за персонала и хората, които трябва да бъдат включени, както и времето, необходимо за разработка, тестване и изпълнение на проекта. В противен случай, проектът ще се провалят. Без достатъчно внимание на тези неща, ИТ организацията няма да бъде в състояние да постигне трите основни фактора за успех: уважение към живота, бюджета и спазване на необходимата функционалност.

На трето място, ИТ проекти се провалят, защото те се изпълняват в бързаме. Това се дължи на факта, че повечето компании днес разчитат на информационните технологии, за да получат конкурентно предимство. Те трябва да се ускори разработването и внедряването на системата, за да бъдат първи на пазара с новия развита информационна технология, продукт, услуга или технология. За да останат конкурентоспособни, организациите често смятат, че те трябва да се намалят разходите и да се рационализира бизнес процеси. Но той добавя натиск върху големите и скъпи проекти, като например изпълнението ERP или надграждане на ИТ платформа. Проект с липсата на планиране, оценка на риска и тестване е обречена от самото начало.

И накрая, ИТ проекти се провалят поради големия обем. Big проект, обикновено е най-добре се контролира, ако тя е разделена на няколко по-малки, по-лесно управляеми проекти. Например, проектът за преобразуване на всички стари документи, формуляри и сделките с организацията, от хартия, за да цифров онлайн база данни може да бъде изключително трудно и отнема много време. Група е по-лесно да се управлява по-малки проекти. Например, ако трябва първо да конвертирате съществуващи записи на дигитален формат, а след това в друг проект за изпълнение на вътрешна цифрова база данни, а след това в рамките на третия проект за прехвърляне на базата данни с Интернет. Тези малки проекти са по-гъвкави и могат да бъдат завършени в последователност, а не голяма, сложна и тромава проект.

Как да се определи дали един неуспех при стартиране на проекта?

По време на стартирането на проекта, трябва да бъдат определени критерии за успех и провал. Например, за да се счита за успешно, проектът трябва да се придържат към определени стандарти за качество (като Six Sigma или ISO), за да се побере в определен бюджет, да има определен период от време и да се предостави специфична функционалност.

Друг подход е да се използва като показател за "обикновено 15-15". 15-15 правило гласи, че проектът е по-голяма от 15% от бюджета и времевата линия, никога няма да плащат за времето и усилията, изразходвани за неговото успешно завършване.

Някои техники за управление могат също да помогнат определи дали успешни или неуспешни проекти. Например, методът на управление спечелил стойност дава възможност на организациите да се измери степента на завършване на проекта, създаване на график отклонения, създаване на експертни списъци графици и разходи, за да се предскаже евентуалното датата на приключване на проекта, както и на въздействието на финансирането за неговото завършване. При използване на метода на спечелените стойност, можете да видите, че проектът е ненужни финансови разходи и води до загуба на тримесечна, тогава ще се разбере, че тя не е успешна.
Когато проектът следва да бъде отменен?

ИТ проекти са отменени поради различни причини, но основната сред тях - липсата на планиране. Превишаването на повече от 15 на сто, забавянето на ключови стъпки и с недостатъчно добро качество на проекта също са достатъчно, за да предизвика срив на проекта.

За да се определи дали да се прекрати неговото изпълнение, първо определете какво обстоятелствата налагат отмяна на проекта. Може да се помисли времето и разходите надвишаване на бюджета или промени в условията във вашата компания. Например, ако вашата компания изпитва значително или продължително намаляване на доходите, по някаква причина, можете да решите да отмените проекта, за да се спестят пари. Можете също така да реши да анулира проекта, ако обемът му е нараснал или променени така, че проектът се превърна в нещо съвсем различно.

Ако отмяната на проекта, за да звучи прекалено трудна, може да искате да се създаде по-малки проекти, които ще върнат част от разходите, които сте направени. В крайна сметка, по-малки проекти е по-вероятно да успее, отколкото големите.

Как да се уверите, че моят проект е успешен?

Организациите трябва да създават или адаптират подхода си е стандартен подход към управлението на проекти. Използвайки този подход, мениджърите могат бързо да определят кои проекти мине гладко и кои не са, тъй като всички проекти следват същите процеси и подходи, и използват едни и същи показатели за измерване на ефективността на проекта. Стандартният подход за управление на проекта се създава основните правила и очаквания за екипа на проекта. Той също така позволява на мениджъри на проекти, функционални мениджъри и служители, работещи по проекта, да се използва общ език за управление на проекти, който улеснява комуникацията и помага да се гарантира, че всички разбират помежду си.

Ако използвате комбинация от стандартни и индивидуален подход, няма да бъде в състояние да се измери успеха на техните проекти. И ако не може да се измери вашите проекти, не може да се определи кои процеси и методологии работят и които се нуждаят от подобрение.

Какви са принципите на общата методика за управление на проекти и кои от тях работят най-добре с различни ИТ проекти?

Има три основни подхода за управление на ИТ проекти. Първият се основава на традиционната управлението на проекта. Тя работи с вашия ИТ проект, независимо от използваната технология, или продължителността на проекта.

Вторият подход се нарича "екстремно програмиране". Понякога се използва акроним XP (да не се бърка с операционната система Windows) за него. Екстремно програмиране - един подход за управление на проекти, предназначени специално за разработка на софтуер. XP използва модел на разработка на софтуер, включително и потребители, клиенти и програмисти в четири повтарящи се фази: планиране, програмиране, дизайн и тестване.

Scrum - последният лидер в управлението на ИТ проекти. Този подход, кръстен термин ръгби, също използва повторение планиране, програмиране, тестване и внедряване на софтуер. Scrum използва своя собствен език и има някои строги правила по отношение на срещи, кореспонденция ключови етапи и периоди на планиране дейност.

Някои компании имат офиси в проекта. Какво е предназначението им, както и дали те са в моята фирма?

Повечето компании, адаптирани офисите на проекта да се централизира и координира всички дейности по проекта на компанията, включително и ИТ. офиси на проекта, определени основни правила и очаквания за това как трябва да се извърши по проекта в продължение на ръководителите на проекти, екипи на проекти и бизнес акционерите. Те събират искания за промени в проекта, както и да осигури обучение, контрол софтуер, направете план шаблони на проекта, мениджъри на проекти и проектни екипи са уверени, че техният проект протича гладко и успешно. В някои фирми, проектантски бюра, които участват в определяне на приоритетите, кои проекти следва да бъдат извършвани и кога. Те също така казват, какви ресурси ще бъдат включени в какъв проект, за да се предотврати спорове от бизнес звената на ресурса.

Универсални офиси дизайн често се ръководят от опитен ръководител на проекта и с персонал от помощен персонал, който освобождава мениджърите от рутинната работа (като протоколите от заседанията, съгласуване на проектна документация, комуникация и срещи със заинтересованите страни.)

Кои сертификати да получите ръководител на проекта, както и дали те са важни?

За значението на сертифицирането няма консенсус. От една страна, фактът, че работникът или служителят е сертифициран мениджър на проекта не го прави добър ръководител на проекта направи. От друга страна, ако търсите работа в управлението на проекти, сертификат собствеността ви отличава от тези, които не разполагат, и показва, че сте записали успешен опит в управлението на проекти.

Има три основни сертификат за проектни мениджъри: Управление на проекти Professional (PMP), сертифициран за управление на проекти (SAMP) и Проект + Professional. Всички тези сертификати показват нивото на опит на ръководител на проекта, образование и познания в управлението на проекти. Освен това, тези сертификати са подредени по ред на популярност:

• Управление на проекти Professional (PMP) - за да се получи този сертификат трябва да удостоверява своя опит в управлението на проекти и предоставяне на резултатите от проектите, които можете да контролирате и да потвърдите, че сте получили висше образование. Изпитът се провежда под формата на тест на четири часа, в който трябва да се отговори на 200 въпроса.

• Сертифициран за управление на проекти (SAMP) - удостоверение за мениджъри на проекти с по-малко опит в областта на управлението на проекти. За това е необходимо да се потвърди наличието на висше образование и съответен опит в областта на управлението на проекти.

• Проект + Professional - Този сертификат е идеален за кандидати, които се стремят да управляват големи проекти или да започнат да работят в областта на управление на проекти, както и с висше образование, които желаят да направят кариера в управлението на проекти. Този вид сертификат няма такова изискване за кандидатите, като PMP и SAMP.

Нашият бизнес се разраства много бързо, а проектите се изпълняват твърде бавно. Какви методи да използваме, за да достави на проекта по-бързо?

"Бързо" и "бавни" от субективна гледна точка това, което изглежда да бъде бавно за вашата организация може да задоволи напълно нов процент организация. Важно е да се определи разумен срок за завършване на ИТ проекти, въз основа на размера на работата, очакваните резултати и условията на проекта.

Както вече споменахме, можете да определите дали вашият проект напредва бавно. Имате ли някакви данни за стари проекти, които могат да бъдат сравнени със скоростта на текущите проекти или проектите си винаги отне много време, за да завършите?

На второ място, проверете дали вашият проект е по-важно: фиксирана сума от работа или фиксирана продължителност. Проекти с фиксирана сума от произведения могат да бъдат "съкратени" чрез добавяне на повече ресурси. Все пак, това води до увеличаване на стойността на проекта. Ако вашият проект е с фиксирана продължителност, например, тестване на софтуер в рамките на два месеца преди пускането му на пазара, почти нищо не може да се направи, за да се намали времето на проекта, без увеличаване на риска.

Искам да пренаредите ръководителите на проекти за обучение за управление на проекти. Как да се уверите, че те имат това ще се проведе и как да се разбере, че обучението ще доведе?

За да получите добра възвръщаемост на инвестициите си, първо трябва да се определи какво искате да прожектирате мениджъри са се научили в края на обучението? Проучване на вашите проекти и да установи техните проблемни области. Вашите проекти са неуспешни в планирането, проектирането или взаимодействието? Навсякъде? След като определите, където вашите проекти са необходими подобрения, ръководител на обучение по управление на проекти може да помогне на мениджъри на проекти за постигане на по-добри резултати. Има много готови за обучение, но обучение често се провеждат директно във вашата организация може да създаде разтвор, подходящ за вас: чрез фокусиране върху онези области, които могат да бъдат подобрени и липсващи области, които вашите мениджъри на проекти вече са усвоили.