Списъци на документи с функцията за съхранение времето и структурата
Тъй като практиката показва, организиране на документи в офис работа и последващото им съхранение, много специалисти имат въпроси за това как да използвате списъка на документите със срок на годност. На най-основните аспекти да каже на опитен специалист по офис VS Iritikova.
Какво е даден списък на документите, със срок на годност
Бъдещият живот на документа в архив, съхранение, отчитане и използване, също се определя към момента на нейното създаване през документи, когато изберете реда на подготовка и изпълнение на документ за размисъл в това положение за управление.
По този начин се определя приемственост между чиновнически и архив на базата на технологични и методологически единство с документа. Основните нормативни и справочници, прилагане на принципа на приемственост, са списъци на документи със срок на съхранение. Те се използват по време на разглеждането на стойностите в документирането в архивите на организации, държавни и общински архиви. Стойност на документите, както знаете, се изразява в момента по отношение на тяхното съхранение.
Списъци на документи с трайност помощ на:
- систематизира документален фонд на организацията на неговите функции и дейности в развитието на номенклатури работи и други класификатори;
- за идентифициране на стойността на някои видове документи за организацията и изпълнението на техния избор за архивно съхранение или излагане на унищожаване; -primenyat по отношение на специфични видове документи на организации / унифицирани, стандартен набор периодите на задържане;
- спазват правилата за формиране на документите по делото, т.е. не е подадена в един случай документи с различни периоди на задържане (ако това нещо - не досието);
- за да оправдаят решенията от експертни комисии (ЕО) организации и експертните комисии на проверката (EPA) държавните и общинските архиви;
- гарантира запазването на документи и формирането на висококачествен архивен фонд на организацията и в крайна сметка -Quantitative завършването на архивен фонд на Република България.
Нормативни списъци характер означава, че срокът на годност на съответния списък на документите е от решаващо значение при избора за съхраняване или унищожаване, произтичащи от дейността на дадена организация на административни документи. Намаляване на сроковете за съхранение на определени списъци, са забранени. Решение за увеличаване на срока на годност, което е причинено от особеностите на организацията трябва да бъде взето от самата организация. Това решение има право на комисия от експерти на организацията, е определен протокол на заседанието си и одобрен от първата глава.
Типове и видове списъци
Документите с срока на годност може да включват документи, които се образуват, когато документиране на функции за управление (както общи, така и специални, присъщи в определена посока или дейност), извършени организации, независимо от тяхното ниво и мащаб и собствеността.
Списъкът, който обезпечени срокове регулаторен подаване които възникват, когато документиращи общи за всички или повечето организации, т.е. подобни функции е в списъка на стандартни документи (стандартни). задължителен характер.
Списък на определяне на условията за съхранение на документи, което води до един и същ вид дейност, хомогенни организации (например акционерни дружества), е примерен списък. като препоръка.
Списъкът, който включва документи, отразяващи специфичните функции на организации, видове и направления на своята дейност, документи, свързани с индустрията ведомствени списъци.
Предварителният списък на документите със срок на годност се разработват активно от архивните власти в България субекти в процеса на работа с организации, източници на придобиване с оглед правилното формиране и съхранение на съответните архивни документи.
Преброяване categorizer
• списъци от функционален тип. в основната таблица, които са фиксирани дейности и функции. Списък на TUD е построен на функционален принцип и отразява един и същи вид на общи инфраструктурни и функции, независимо от посоката на организацията и тяхната организационна и правна форма;
• списъци на производството и индустрията тип. в основната таблица с което си осигурява специални дейности от браншовите организации. Съгласно този принцип са разработени ведомствени списъци. В схемата им класификация може допълнително да бъде изолиран zvennost (списък връзка на справки - организация (група от организации), извършване на определени дейности (функции) в офиса, който е свързан с процеса на идентифициране на всички нива на управление на организацията, промишлеността, йерархия и организационна структура или схема за управление промишленост).
структура Списък
Структурата на списъка на документите със срок на годност се състои от следните компоненти:
За насипни списък на документите, със срок на годност, без да се провалят, списък на съкращенията и индекс. Те са спомагателни позоваване апарат в списъка. Понякога в раздела "Общи" включва насоки за използването му.
временен период на съхранение. приложен списък трябва да се използва от всички организации;
постоянен срок на съхранение за организации, които не са източници на придобиване не може да бъде по-малко от 10 години и могат да бъдат определени като "ликвидация на организацията";
"До края на нужда" не може да бъде по-малък от една година;
ЕО марка или EPA използва със срок на годност означава, че част от документите от този тип могат да бъдат класифицирани в предварителните документи (над 10 години), а дори и постоянна период на съхранение.
Граф 1 "Номер" пореден номер регистрира брутен описателна статия.
Така например, в списъка на ACL 1003 номера описателни статии, същия брой членове, проведени в типовете индекс документи.
Box "период на съхранение документ" 3 включва време за съхранение (данни) е обзаведен равномерно с помощта на конвенционални символи и съкращения: 5 л. (Не е пет години) Post. (Не винаги) да се замени с нови (не OnH), 1 г (не 1 година), 5 л. ЕРА (не 5 година, ЕРА) и т.н.
типа на показалеца на документи (и като цяло в списъците могат да бъдат предмет, а индексът на обект) е буквен списък, който включва видовете и сортовете на документи (декорирани в множествено число), както и броя на описателни статии, в които са споменати във връзка с установения срок на годност ,
Така например, в списъка на ACL:
Началник на Гражданска защита на обекта 863
за административни въпроси 19
на персонала 19
на основните (ядро) дейности 19
Необходимо е да се отбележи, че данните в индекса - без номера на страници, както и броят на описателни записи