Как да се унищожи остарели документи
Някои лидери смятат, че за всеки случай, по-добре да се запази всички документи, произведени в работата на организацията, а дори и тези, чиито срок е изтекъл. Все пак, това ще изисква допълнително пространство - забавно не е евтино, но стойността на ценните книжа, не е същото.
Нека разгледаме редица въпроси, свързани с унищожаването на документи: как да се посочват документите, как да се формализира тази процедура и кой трябва да го направи?
Документи в съответствие с техните исторически, икономически, културни и други ценности са следните периоди на съхранение: временно съхранение (до 10 години), по-продължително съхранение (над 10 години) и постоянно съхранение. държавните архиви, получени само документите, по отношение на персонала (срок на годност - 75 години), документи до 10 години за съхранение са в организацията, или идват в организацията на ведомствени архиви, където трябва да се унищожават в края на периода на задържане.
В съответствие със законодателството на случаите на срок на годност, се изчислява от първия ден на годината, следваща чиновнически.
Срокът на годност на документите, установени от Федералната Архив услуга и се прилага за всички организации, независимо от собствеността. От своя страна, документът, отразяващ спецификата на организацията или отделни негови функции, времето за съхранение се определят от някои нормативни актове на федералните органи на изпълнителната власт. В този случай, организацията може да удължи срока на годност на документи, но за да се намали това право не е от значение.
За да се потвърди факта на унищожаването на документи, необходими за изготвяне на становище относно разпределението на унищожаването на документи, които не трябва да се съхраняват.
Изгорели форми на документи се унищожават с отделен акт. Например, форми на трудови книги и части ги съхраняват в счетоводната организация и издават доклад по искане на лицето, отговорно за тяхната поддръжка. В края на всеки месец, той е длъжен да представи отчет за движението на тези форми. Ако част от документа е корумпиран, той е съставен, в който трябва да се уточни подробно причина за увреждане, като например: ". Благодарение на невнимателно боравене форми инспектор HR Иванова Ивана Ivanovicha"
Има няколко начина физическото унищожаване на документи.
На първо място, посветена на унищожаването на документи в компресиран формат може да бъде изпратен за рециклиране на хартия, конвертиращ дружества или местни организации, които събират вторични суровини. В този случай, доставка на документи, изготвени за данни за приемане режийни са определени в Закона за разпределението до унищожаване на документи.
На второ място, много компании, специализирани отдалечено съхранение на документи, като предлага документ раздробяване shredirovaniya. Този тип унищожаване е стандартна и поверителна. Те се различават само в различна степен на секретност, това е степента на смилане на фрагменти от документ. След операцията, за да се унищожи базата данни на съответния запис и да запази историята на унищожени документи е спряно.
Когато изберете документира унищожаването трябва да се забравя, че неправилното или преждевременно унищожаване може да предизвика трудности и проблеми в бъдещата дейност на организацията и двете настоящи и бивши служители. В практиката на териториалните органи на Пенсионния фонд на България (относно назначаването и преизчисляване на пенсиите), има много примери за това как в случай на преждевременно унищожаване на документи, изисквани период на работа в организацията (ако не е възможно да се потвърди и по други начини, например, свидетелство) е изключен от професионалния опит да бъдат назначавани на пенсията труда.
За да се извърши процесът на унищожаване на документи в една организация, създадена специални органи - комисии от експерти, които са ангажирани в организирането и провеждането методическа и практическа работа по изследване на ценностите, подготовка за трансфер до постоянно съхранение на документи, разпределението до унищожаване на документи с изтекъл срок на годност.
Експертна комисия, назначена със заповед на ръководителя на организацията, която се състои от не по-малко от 3-5 души, председателствана от един от изпълнителните директори. Членовете на експертната комисия, за да помогне правилно провеждане на работата на съхранение и унищожаване на ценни книжа, определя условията за съхранение на документи. Доколкото терминът има думите "вече не е необходимо, за да" помисли актовете на разпределението на разрушаването.
Как да се попълни информацията от унищожените документи?
Нарушаване на правилата за съхранение, придобиване, счетоводство и използване на архивни документи в съответствие с член 13.20 от Кодекса за административните нарушения на България да се обвързва с предупреждение или налагане на административна глоба на граждани от 100 до 300 рубли за длъжностни лица - от 300 до 500 рубли. Ако организацията е унищожил документите преди крайния срок, данъчните власти могат да наложат глоба в размер до 5000 рубли, а при повторно нарушение - до 15000 рубли. В случай на загуба на документи на организацията е платил по-малко данъци, глобата в съответствие с член 120 от Данъчния кодекс ще бъде 10 на сто от дължимата сума, но не по-малко от 15 000 рубли, а глобата не може да бъде само юридическо лице, но също така и на ръководителя на организацията.
Специалисти компании, специализирана в архивното и персонал одит в сътрудничество с държавните архиви, ефективно и своевременно установяване на процедура за съхраняване и унищожаване на документи в организацията; в случай на загуба на документите - да помогне за създаването на специален закон. Инвентаризация и действия са съгласувани с Държавния архив, който е отговорен за проверка на одита от търговска организация, която е гарант по време на одита в организацията на правилата за инспекция по труда на документи за персонала, или ако работникът или служителят се обжалва пред съда за нарушение на правата му, например, ако той не може да получи сертификат за заплата или старшинство.
Скъпи читателю, ви предлагаме да опитате онлайн услуга за счетоводството "Моята работа."
Удобни и лесни услуга ви позволява да се изчисли заплата да се натрупват отпуск по болест и почивка, водят счетоводство, и изпраща доклади чрез интернет.