Управление на записи за услуги

Раздел управление 4. записи за услуги

Заснет през процеса на управление на информацията, която е основа за вземане на решения, и е построен на работа с документи, в която е фиксирана. Ето защо, софтуер за управление на документален филм (документи) всяка организация, институция или предприятие, се счита за днес, тъй като най-важната функция на обслужване на управление, която има своя собствена конкретна задача и трябва да се извършва независима, институционална самостоятелна структурна единица - за управление на документацията на услуги (DOW услуга).

Говорейки за именуване на управление на документи услуга, следва да се отбележи, че днес DOW услуга може да има различни имена, като например управление на делата. офис отдел. отдел за управление на документи. общ отдел. Office. Секретариат, и т.н. В този случай, можем да кажем, че определено име на услугата DOW не е от значение, но когато е избран, е желателно да се вземат предвид следните фактори:

• единици структура (която има или няма вътрешна структура, ако е така, това е трудно или не);
• изискванията за титлата (желателно е името е прост, лесен за запомняне и произнася);
• съществуваща чиновническа традиция. 1

• министерствата и ведомствата - административна длъжност. съставен, като правило, включват:
  • Секретариат (рецепция, секретар на министъра, заместник-секретар на министъра, на секретариата на борда, протоколни офиси);
  • Инспекторат при министър (CONVENORS отделите)
  • (Счетоводна кореспонденция правителствена служба и регистрация бюро, спедиция, множествена Bureau копиране и др.), Office;
  • букви разделят (оплаквания);
  • отдел, за да се подобри работата с документи и въвеждането на технически средства;
  • централно хранилище;

държавни предприятия (сдружения), научни изследвания, проектиране, инженерингови организации и центрове за данни, висши училища и други организации - Катедра поддръжка документален филм на управление или офис. съставен, като правило, включват:

• единица на счетоводството и регистрация, контрол, подобряване на работата с документи и внедряване на технически средства, Review Letters (оплаквания);
• секретариат;
• експедиция;
• размножаването на копия на Бюрото;
• архив. 2

В по-малки организации, управление на записи на услуги като самостоятелно структурно звено, не може да съществува. В този случай, документи изпълнява секретар мениджър (инспектор) или друго специално определено лице.

Говорейки за услугата управление на документи, е необходимо да се разпределят основните му задачи и функции.

За да включите основните задачи на предучилищна услуги след, а именно:

• подобряване на формите и методите на работа с документи;
• предоставя единна документация ред, организацията на работа с документи; изграждане на информационни системи за извличане, мониторинг на работата и подготовка на документи за прехвърляне на архива в съответствие с действащата нормативна уредба;
• Намаляване на канцеларската работа;
• обединяване на форми на документи;
• разработване и прилагане на правила и ръководства относно подобряване на управлението на документите в организацията, нейните структурни подразделения;
• въвеждането на нови информационни технологии в работата с документи. 5

Съставът на типичните функции на предучилищна услуги включва различни видове работа, които могат да се разделят на технологични, организационни, методически, контрол. 6

За технологични функции включват:

Сред институционалните функции на услугата DOW се откроява:

• изготвяне на доклада на управлението на входящи документи;
• организация на навременно разглеждане на документите с основните насоки на организацията;
• регулиране хода на изпълнение документи, предаване и изпълнение на документи от датата на падежа;
• Съхраняване на документи в структурните звена;
• организация на работата на архива в съответствие с правилата, предписанията и насоките за държавен архив;
• развитие на уменията на услуги за съхраняване на документация и архиви;
• организация на работното служители за съхраняване на документация местоработи, включително автоматизирани работни места (ГРП), условията на труд на съхранение на документацията услуги;
• организиране на документи по жалбите на гражданите;
• развитие (в сътрудничество със съответните структурни звена на организацията) мерки за подобряване на формите и методите на работа с документи. 8

За да контролирате функции включват:

• контрол върху валидността на представените документи за подписване на управлението (тоест, изходящи и вътрешни документи);
• контрол на документи срокове;
• упражнява контрол върху точността на регистрация и формиране на структурни звена на организацията на случаи, които очакват доставка на архива;
• организация на контрол върху работата с документи в структурните звена;
• компилация от информация за хода и резултатите от изпълнението на документи, системно информиране на ръководството по тези въпроси;
• предоставяне на съхранение и случаи оперативно използване на информация документ. 9

Методически функции, изпълнявани от услугата POC включват:

• развитие на номенклатурата на организацията работи, записва инструкции за управление, информационни карти и други форми на документиране на местните разпоредби, определящи организацията на система за отчитане;
• преглед на научна и практическа стойност на документите;
• срещи и консултации по въпроси от компетентността на документирането услуги. 10