Унищожаване на счетоводни документи, без нарушения
Почти всяка организация се сблъсква с факта, че в хода на своята дейност се появява впечатляващ обем счетоводни документи. И ако те не са твърди? Дали всички документи трябва да бъдат унищожени? И когато процедурата за унищожаване на счетоводни документи ще е пречка да се документира? В тази статия ще разгледаме как да го направя правилно.
Срокът на годност на счетоводни документи
Документи, свързани с организирането и воденето на счетоводството, като например счетоводни политики и стандарти на икономическия субект, организацията трябва да се съхраняват в продължение на най-малко пет години след годината, в която те са били използвани.
Наскоро разширен документ в електронен формат. Счетоводители трябва да се има предвид, че електронните медии, като се вземат предвид документи и софтуерни средства трябва да се съхраняват в продължение на пет години, което се изчислява от годината, следваща годината, в която те са били използвани за последен път.
Разпоредбите на Данъчния кодекс изисква да запази оригиналните документи в продължение на четири години, считано от годината, в която документът е използвана за последно за данъчно отчитане или изчисляване на размера на данъка (ченге. 8, ал. 1, чл. 23 от Данъчния кодекс).
Унищожаване на счетоводни и други документи за регистрация, отразяващи икономически дейности на организацията, в присъствието на следи от банкрут предполага наказателна отговорност (чл. 195 от Наказателния кодекс).
Например, една организация може да прехвърли на загубата за бъдещето продължение на 10 години за данъчни цели. В този случай, четири-продължително съхранение на документи ще бъде изчислена след изтичането на 10 години. Оказва се, че да се приеме необходимото легитимността на загубата от прехвърляне да запази първичните счетоводни документи в продължение на 14 години.
За сигурността на документите, организация, отговорна главата си. Ако промените ръководството необходимо да се гарантира тяхното прехвърляне, процедурата за които организацията определя себе си.
Унищожаване на документи в края на срока на годност
Унищожаване на първични документи е право, а не задължение на организацията. Провеждане на такава процедура трябва да бъде документирана от съответните правила. В противен случай има шанс, че унищожават документи могат да бъдат поискани от регулаторните органи, основана и потвърдете отсъствието им не би било нищо. Във връзка с това, което им статут ще се тълкува в организацията като "на склад", които могат да доведат до ситуация на конфликт.
За да се оцени на срока на годност на ръководителя на организацията на счетоводни документи може да разпореди (ред), за да се създаде отделна експертна комисия.
Препоръчително е, ако съставът на комисията ще включва квалифициран персонал водещ структурни подразделения на компанията, както и представител на съхранение на документацията услуги. Експертната комисия се ръководи от заместник-ръководител на институцията. И секретарката си, като правило, е ръководител на архива (или лицето, което отговаря за организацията на архива). Възлага на секретаря, като правило, функции, като например водене на отчетност на експертна комисия, съхранение и използване на инструментите, отговорността за тяхната безопасност, както и контрола върху изпълнението на своите решения.
Експертната комисия може да бъде установен като постоянен консултативен орган към ръководителя на предприятието. Комисията може да има право, в рамките на своята компетентност:
- отправя препоръки към структурни подразделения за развитието на обхвата на случаите, стойността на разглеждане на документите;
- поиска от ръководителите на отдели на компанията писмено обяснение за причините за загубата, повредата или незаконно унищожаване на документи с постоянна и дългосрочна срок на годност, както и други права.
Ето една груба форма на заповед за създаване на експертна комисия (вж. Проба 1).
В своята работа, комисията е даден списък на документите, установени от законодателството на периода на съхранение е изтекъл, и подписва акта той твърди. След това комисията произвежда унищожаване на документи в съответствие със списъка, което се потвърждава и от сертификат, подписан от неговите членове.
Ако Комисията реши да изпрати непотърсени документи, рециклирана хартия, този факт може да бъде издадена фактурата. Когато този законопроект относно трансфера на отпадъци от хартия трябва да има такива подробности като към датата на прехвърлянето, количеството прехвърлен в кутии (папки) и теглото им. Имайте предвид, че получените средства за организиране на отпадъчна хартия следва да бъдат отразени в други приходи.
Клирънсът процедури за унищожаване на документи
При вземането на решение за унищожаване на счетоводните документи на експертната комисия на акта. Формата на такъв акт на самоорганизация се развива.
След изготвяне на доклада относно списъка на документите трябва да бъдат унищожени, организацията трябва да формализират факта на тяхното унищожаване. Можете да направите това с помощта на документите за вмъкване ръчно, с помощта на дробилки автоматичното подаващо - шредер, чрез изгаряне или да ги прехвърлите на организации, които събират боклук.
Свидетелстват за факта на физическото унищожаване на документите е от значение акт, под формата на които организацията развива своя собствена и поддържа ред на главата. При доставка на непотърсени документи, тъй като могат да използват за рециклиране фактура.
Ето примерни форма актове за обработка на счетоводни документи процедури за унищожаване на изтекъл срок на годност (виж. Пробите 2 и 3).
Ако документът е изгубен
В допълнение, за нарушаване на реда и условията за съхранение на счетоводни документи, предвидени административно наказание на длъжностни лица в размер от две хиляди до три хиляди рубли (чл. 15,11 на Административнопроцесуалния кодекс на Република България).
С унищожаването на счетоводни документи трябва да се подхожда внимателно, оценка на действителния срок на годност се изисква от закона, и приложимост.
Екатерина Egorova. издание на "PB"
Ако имате въпрос - да го напишете тук >>
Вижте също по темата:
Практически счетоводител енциклопедия
И каква е процедурата за съхранение на документи за малки организации, които понякога не работи повече от една дузина хора, както и почти никаква възможност на всички? Всичко, което е в горния списък е подходящ за големи организации. Една малка нужда други правила. Няма къде да се съхраняват на хартия в продължение на пет години.
И каква е процедурата за съхранение на документи за малки организации, които понякога не работи повече от една дузина хора, както и почти никаква възможност на всички? Всичко, което е в горния списък е подходящ за големи организации. Една малка нужда други правила. Няма къде да се съхраняват на хартия в продължение на пет години.