Унищожаване на документи с изтекъл срок на годност (акт)

Натрупаните документи: да правят с тях, за да не се наруши закона

Нашият живот е тясно свързан с огромно количество документи. Дори в един апартамент може да се намери депозити на различни видове отпадъци от хартия (например фактура или копия от лични документи). Фирмите и институции хартия пилоти се образуват в много по-голям мащаб (регулаторни, административни, икономически, счетоводство, персонал и други документи).

Обикновен гражданин да се отървем от ненужните документи, можете да без никакви проблеми - за провеждане на основно почистване и изхвърлете всичко излишно боклук хартия. Няма специални процедури, за да се съобразят с това няма да се изисква - дори и ако случайно е разрушен нещо ценно, наказание ще последва. Въпреки това, в такава ситуация би трябвало да изразходва време и пари, за да се възстанови загубения документ.

Съвсем различно са изискванията за унищожаване на документи, получени в хода на дейностите на различните компании. Отърви се от поръчки, персонал и първични счетоводни документи, както и от различни други документи, няма да работи без да отговаря на специални процедури. Освен това, документите могат да бъдат унищожени само след изтичане на законоустановения съхранение срокове.

В случай на неспазване на този закон, има различни видове отговорност (чл. 27 от Закона № 125-ФЗ).

Описание на процедурите за унищожаване - дали е възможно да се направи един акт

Каква е процедурата за унищожаване на документи с изтекъл срок на годност?

За всеки документ (независимо дали са административни, счетоводни или човешки ресурси) има една-единствена процедура за тяхното унищожаване. Той е както следва:

• Необходимо е да се провери дали документът е с изтекъл срок на годност, както и наличието на документите са загубили своята практическа стойност.
• Експертна комисия (ЕК), чийто състав се утвърждава от ръководителя на компанията, трябва да притежават документи ценности изпитни (регистрирани в протокола от заседанието на ЕО).
• Е насочено към унищожаване на документи, одобрени от ръководителя на предприятието.
• Случаи, записани в акта да бъдат унищожени, което се издава като отделен документ.

Един акт не може да се направи, и то не само ще се отървете от документи. Не трябва да се подценява в този случай ролята на експертната комисия. Например, ако проучването установи, че в един случай подава документи с изтекъл срок на годност, заедно с документи, които имат постоянен или дългосрочно съхранение, ще трябва да се бродира и да разпусне този набор от документи. Документите, които не трябва да бъдат унищожени от определена дата, издадени в отделни производства.

Или друг пример: ако експертизата на трайно съхранение на документи за наличие на двете оригинални копия или дубликати (т.е. повтаряща се информация), а след това подлежат на по-нататъшно съхранение на оригиналите, както и други документи са унищожени. Всичко това няма да реши експертната комисия.

Нейните отговорности включват и проучване на възможността за възстановяване на повредени текстови документи. С унищожаването на документи, може да бъде избран, повечето от текста, която не е достъпна за четене и не могат да бъдат възстановени. Ако е възможно, възстановяване на текста, повредения документ не се унищожава, а впоследствие възстановен или фотокопирна машина.

Как да изготвя справка за унищожаване на документи

До момента, ще унищожаване на документи с изтекъл срок на годност, който отговаря за ликвидацията на техните партии ще трябва да работим усилено. На първо място, избраните документи са необходими, за да се организира и да се опише - ". Разпределение до унищожаване на документи, които не трябва да се съхранява", това е акт на

Актът не е необходимо да се опише всеки случай - не е достатъчно да се посочи общият брой и завършване на крайните срокове за документи. Така например, в акт срещу заповедите на административната дейност достатъчно, за да донесе следната информация:

В допълнение към попълване на таблиците на този закон, той е длъжен да уточни и друга важна информация: Общи суми трябва да бъдат унищожени, с посочване на въпроси период от време; белег за хармонизиране на информацията, съдържаща се в акта на експертна комисия (включително отделно посочва датата и протокол ЕК за одобряване описи случаи на постоянен брой съхранение). Законът, одобрен от ръководителя на компанията. Специално място е дадено да датата на рисуване - реквизита заслужава специално внимание. Ние говорим за това по-нататък.

Как да не се бърка с датата на акта

За да не се нарушават изискванията на закона и не случайно не се отървете от документи, за които периодът не е изтекъл, съхранение, вие трябва правилно да се изчисли времето. Така че е необходимо да се има предвид следното:

Когато свидетелството за проблем, ако сроковете за подаване на документи не са известни

В хода на стопанската дейност в организацията може да получи документи, които не са включени в задължителния определянето на списъка. Рано или късно, въпросът за унищожаването им се случва.

Във всеки случай, преди издаването на доклада за унищожаване е да се уточни срока на годност на тези документи. В съответствие с ал. 2.2.5 Основни правила на архивите, за да се определи срокът за съхранение на документи, които не са обхванати от списъците на организации на ЕС има право да поиска сформирането на архивни специалисти.

Едва след периода на съхранение трябва да се определи, че е възможно да се реши съдбата на тези документи (или ще продължат да се унищожи в магазина).

Нюансите на регистрация акт за унищожаване на счетоводни документи

Това означава, че ако сметката книгата, удостоверение или друг хартията по никакъв начин, спадат към категорията на счетоводството, съставя акт на унищожение преди изтичането на 5-годишния период, не може да бъде. Ако това се случи, отговорността за незаконно унищожаване, ще бъдат поети от фирмата мениджър.

Но това не е всичко. Горното се прилага за тези дружества и предприятия, чиито дейности за периода на тяхното съществуване е критичната. Ако една загуба, и то се прехвърля в следващите периоди всички документи, потвърждаващи размера на загубата, е забранено да се разруши по време на трансферния период (чл. 283 от Данъчния кодекс).

Когато всички законови срокове за съхраняване изтичат, актът на унищожение е направена по обичайния начин.

Актът е предназначена - да се отърве от отпадъчна хартия

Законът не поставя конкретни начини за унищожаване на документи с изтекъл срок на годност. Към момента на изготвяне на доклада, тези документи вече не на всяка стойност на дружеството са и, всъщност, са отпадъци от хартия, начин да се отървете от всички тях е възможно. Например, можете да направите следното:

• изпращане на документи, предназначени за преработка (рециклиране) на специализирана организация;
• да се отървем от ненужните документи със специален шредер (офис шредер, хеликоптер и т.н. хартия.);
• горят (но това може да доведе до проблеми с пожарникари).

Първият метод може да доведе до значителен материал за такси на фирмата "за депониране и трансфер на документи, ще трябва да се регистрират до приемане акт или товарителница, посочващ броя на случаите и техните тежести. За да се гарантира поверителността изисква да изпратят своите spetsorganizatsiyu служител да следи процедурите за унищожаване на документи.

Във всички останали случаи, без да издава допълнителни документи и не мога да направя - говори за това в следващия раздел.

Ние правим унищожаване на документи

Закон "относно разпределението на унищожаването на документи, които не са, за да бъдат съхранени" не е единственият документ, който се изисква да издаде в подобна ситуация. Друга хартия (често наричано още от закона), за да потвърди факта на унищожаването на загубени практическа стойност и остарели документи. За този акт не е предвидено от шаблона, така че го е направил във всякаква форма. Важно е да се уточни, че в цялата необходима информация.

Впоследствие към този документ не се оплакваше, че е необходимо да се отрази следното:

• име и името на фирмата, от името на който е направен;
• датата на регистрация на акта;
• Описание на унищожаване на документи (с посочване на обема или броя и също метод за унищожаване);
• подпис с обяснения Пълното име на отговорните лица.

Документи унищожени от акта - дали да накаже главата?

Ако действате относно разпределението на унищожаването на документи, генерирани дясно (в зависимост от всичко на организацията и провеждането на процедурата по разглеждане на документи и регистрация на резултатите от ЕК), главата все още може да бъде подведено под отговорност, в случай че документите са били унищожени преждевременно и времето на тяхното съхранение, не са спазени ,

ВАЖНО! В съответствие с чл. 15.11 от Административнопроцесуалния кодекс на България за явно нарушение на срока на годност на записи възможно глоба от 2000 до 3000 рубли.

Как се пише документ, ако искате да унищожи документите в електронен вид

В съответствие с чл. 5 от Закона № 125-FZ на отражателни документи като част от архивните фонд не зависи от начина на създаване и тип медии.

В п. 2 супени лъжици. 29 от Закона № 402-FZ заяви, че документи и инструменти, които възпроизвеждат електронните медии, както и за проверка на истинността на подписа, трябва да се съхраняват най-малко 5 години след годината, в която за последен път те са били използвани за съставянето на счетоводните отчети.

В момента големи обеми от документи могат да се съхраняват в дружеството в електронна форма, както и върху специални носители (дискове, флаш карти и т.н ..). Ако ЕК ще определи липсата на практическа приложимост на електронни документи и (или) изтича периода на използването им, информацията трябва да бъдат унищожени, заедно с носител. Това може да се прилагат същите методи унищожаване, и че за хартиени документи (смачкване, изгаряне, промяна на формата и др.).

Специални процедури (включително на удостоверение за регистрация) за този закон не е предвидено, така че трябва да се придържат към общата процедура, описана по-горе за документи на хартиен носител. В същото време не трябва да забравяме следното:

• Забранено е да се отървем от ненужните файлове и документи без разрешение и без удостоверение за регистрация;
• вие не можете да унищожи документите, свързани с процеса (преминаване или предстоящо);
• никой не може да се игнорира на изискванията за поверителност на информацията, съдържаща се в документите, които ще бъдат унищожени и техните копия;
• вие трябва да унищожи всички копия на документите (включително лични и архивиране), ако дубликати е позволено да се унищожи.

Унищожаване на документи с изтекъл срок на годност се случи след приключване на експертната комисия със задължителното акта за регистрация. След това, за всички отразени в акта на документи е процедурата на физическа ликвидация - това действие също издава отделен акт.

Методи за третиране на документи могат да бъдат различни - законът този момент не е в регулация. Допустимо да ги предаде на специализирана компания за рециклиране да се възползват от офис шредер за, или да използвате друг метод.