Унищожаване на документи Организация
Начало »Разни» Как да унищожи документите правилно
Дейността на всяка организация предполага работен процес. След получаване на документите, тяхната преработка и съхранение, достатъчно голямо количество ценни книжа, които са изгубили значението си, или просто остарели. В тази връзка, унищожаването на документи в съответствие с правилата е един от най-неотложните проблеми на много предприятия.
Познаването на материала по-долу ще ви помогне служители на фирми и компании да се запознаят с реда за унищожаване на различни ценни книжа и коректността на придружаващата ги документация. Основното нещо, както показва опитът на много организации, които не намират време, за да се извърши тази работа.
Лидерите на някои предприятия са склонни да покани експерти от трети компании, които се занимават професионално с унищожаването на остарелите запаси. Въпреки това, този метод не може да се счита рентабилни, тъй като за фактури услуги на фирмата с значително количество. Така например, разходите за унищожаването на един случай с изтекъл срок на годност ще е 45 рубли.
Каква е процедурата за унищожаване на документи?
Установения ред е ефективно за унищожаване на хартиени документи и изготвя в електронна форма.
Всички документи (електронни медии), които са загубили своята актуалност и валидност на която е изтекъл, се унищожават. Тази процедура трябва да се документира чрез съставяне на акт, който по същество е заключението на експерти по загубата на стойност на ценните книжа. Наименование на документа за унищожаване е както следва :. "Законът за разпределение до унищожаване на документи, които не са, за да бъдат съхранени"
Основният източник на информация за сроковете на валидност и приложимост на различните папки с домакинска работа е номенклатура на нещата. който е в основата на всеки офис. Също така да определи срока на валидност и съхранение на ценни книжа може да бъде на ведомствените нормативни правни актове, които определят реда. В този случай има една особеност: на сроковете за съхранение на документи намаляване невъзможното, но можете да се увеличи, ако има добра причина.
Определяне на условия нормативни актове на съхранение може да бъде и закони, наредби и заповеди, одобрени в съответствие с федералните закони и правителствени разпоредби, наредби на данъчни, митнически, хигиенно-епидемиологичната органи и т.н. Може да причини депресия, повечето ценни книжа, в съответствие със стандартните изисквания, имат срок на годност ограничено до пет години.
Основното действие при изготвянето на опис на делата, за да бъдат унищожени - прехвърлянето на информация от заглавната страница в списъка. Понякога капак не е напълно документиран, и в този случай, може да помогне на номенклатурата на организацията работи. Има отразява цялата информация за пълното име на папката, началната дата и края на неговия референтен индекс номенклатура.
Закон за подписването му поставя служителя, който е ангажиран в опит за оценка на нещата. Също така, унищожаването на документи трябва да се направи, за да отбележи факта, че процедурата се съгласи с експертната комисия на предприятието. Доклад за оценка на Комисията трябва да разгледа на свое заседание, резултатите от които са отразени в протокола от заседанието.
Особено внимание следва да се обърне на акта на процеса на одобрение на унищожение работи. Документът, одобрен от ръководителя на предприятието:
- ако предприятието прехвърли документите, депозирани в държавните архиви. Хартия и електронни медии описва акта, с изключение на излъчващите организации, одобрени от експертната комисия на архивните институции в даден период от време. Той става един от тези причини, че файлът може да се наложи да се включат някои от документите в списъка на случаите на постоянно съхранение;
- ако предприятието не представи документа и електронните медии в държавния архив за съхранение (като правило, по-голямата част), след като документите поръчване на процедури (съставили опис, подаване в твърди корици) за този период, и без съгласието на архивната институция.
След като всички одобрения, процедурите и разрешенията, документи, за да бъдат унищожени. Използване за други нужди на хартията не е позволено. Остава само да изберете какъв начин унищожаването ще се извършва.
акт Проба за унищожаване на фирмени документи
Понякога предприятия извършват процедурата по своя собствена: някои изгорени, но е изпълнен с проблеми, свързани с пожарната команда, а някои прибягват до използването на специално оборудване - шредер за документи. Въпреки това, на втория метод е добър само за малки обеми. Във всеки от тези случаи, процедурата се извършва унищожаване.
В повечето случаи, всички документи, подготвени за рециклиране, компанията прехвърлени в специализирани институции. Получаване и предаване на документи, издадени придружаващи акт или товарителница, в която трябва да се отбележи следното:
За да контролирате личния живот в предаването и използването на документи, по време на процедурата трябва да бъде настоящи служители.
Споделете с: