тема: 1

Предишен ◈ Следващото

^ Организационни форми на работа с документи

Има три форми на организация на работата с документи в административния апарат - най-централизирана, децентрализирана и смесени.







^ Service DOW нарича структурна единица, която е натоварена с технически операции (регистрация, контрол на изпълнението, съхраняването и използването на документите и т.н.).

Когато създавате услуга DOW трябва да се помисли техническите, правните и организационните аспекти.

* Обичайната организационна структура на предучилищна услуги

управление на делата е създаден в министерствата и ведомствата на структурата, в която се извършва работата с документите, и като контрол на тялото и координация служба в централния офис и в промишлеността.

Управлението на случай включва следните отдели: секретариат (което включва комисията за подбор); Инспекция на министъра на изпълнение на функциите на контрол върху изпълнението на правителствените документи; Офис, част от която включва експедиция, Счетоводство, писма отдел.

Службата е създадена в държавните предприятия, в проучване, проектиране организации.

^ Главно управление - услуга за работа с документи в изпълнителната власт и изпълнителната власт (кабинета на кмета, префектура, общински) на местното самоуправление.

* Секретар на институция (структурното звено) върши цялата работа с документи в малки офиси и организации.

- координация на видове работа с документи;

- контрол върху работата с документи;

- организация на работата по Дау.

- подобряване на формите и методите на работа с документи;

- предоставя единна документация поръчка;

- предоставяне на единна процедура за работа с документи;

- контрол върху изпълнението на документи;

- обединяване на форми на документи;

- намаляване на възможностите за управление на документи;

- методическа работа за подобряване на предучилищната;

- въвеждане на съвременни технологии, основани на използването на компютри и офис техника.

- разработване, внедряване албум на единни форми на документи на организацията;

- преработка, регистрационни документи, счетоводство и референтен работа;

- докладва на ръководството за документите, контрол на валидност на документите, представени за подпис;

- контрол върху пасаж, изпълнението и регистрация на документи в планираната линия;

- производство и възпроизводство на документи;

- Развитие на диапазона от случаите, кутии за съхраняване;

- организация на работата на архива;

- подобряване класификация производител Dow сервизни работници;

- контрол върху работата с документи в структурните звена.

* Правилник за регулиране на работата на предучилищна услуги:

- предоставяне на услуга DOW;

- длъжностни производител Dow обслужване на работниците;

- инструкция за управление на документацията;

^ Официален и размера на услугата POC:

Надзорници: ръководители на служби и структурни звена.

Технически изпълнители: машинописец офис оператор оборудване, технически секретар, стенографа.

Броят на децата в предучилищна сервизни работници зависи от количеството на документ.

^ Тема 2. Документът

Workflow - движението на документите в организацията от момента на тяхното създаване или получаване за завършване на изпълнението или изпращането.







^ Workflow - правила, според които има движение на документите в институцията.

Принципи на работния процес:

- премахнат излишните случаи;

^ Основно правило документ - оперативно движение по най-краткия път с минимално време и труд.

Информационният поток - организирана в рамките на система за управление на трафика в посока на документи, при условие че тези документи общ източник и общ приемник.

Информационният поток се отличават с посока и по отношение на обекта на управление.

- хоризонтална (сътрудник на организацията на едно управленско равнище);

- вертикално (възходящ и низходящ ред).

По отношение на предприятието за управление на:

- входящи (документи, получени в предприятие, учреждение, организация);

- изходящи (официални документи, изпратени от институции, организации, предприятия);

- вътрешни (документи, които са изготвени, екзекутирани, се съхраняват в рамките на предприятието и не излизат извън него).

* Обемът на документооборота - общият брой на документи за определен период от време.

Счетоводство вътрешен годишен документ ви позволява да:


  • Определя организацията на багажника като цяло;

  • За да се определи съответствие с маршрути за движение, документи на структурните звена или длъжностни лица;

  • За определяне на оптималното количество на информация, необходима и достатъчна за функционирането на устройството за управление;

  • Разработване на мерки за подобряване на процесите на обработка на документи;

  • Изчислява се броят на децата в предучилищна услуги;

  • Определяне на необходимостта от организационна и изчислителна техника.


* Работа с входящи документи

Рецепция и предварителна обработка се извършва централизирано (или препращане част за получаване и изпращане на документи). Доставка на документи се извършва по пощата, с телеграма, по куриер, с помощта на компютърни системи, електронна поща, чрез командирования персонал.

В документа сложи получаване печат (получаване на марка) се записва в регистрационния формуляр.

Документи са сортирани по структурни звена, директно на шефа, който поставя надолу резолюция.

След това документите се изпращат за изпълнение, а след това, подадени в случая.

* Работа с изходящи документи

Документи, изпратени от организацията трябва да преминат сортиране, опаковане, обработка на поща и доставка до пощата.

Експедицията се документите за изпращане на изцяло завършени, подписан, регистрирана. Тази фаза проверява достоверността на документите, наличието на тези приложения в документа, съответстващ на броя на копията, датата на подписване, регистрация и изпращане. Документите, които не са изготвени върне за преразглеждане изпълнители. Изпратено на същия ден.

* Работа с вътрешни документи

Изпълнител подготви проект на документ, провери дизайн е правилно. След това, проектодокумента се съгласи, да бъде подписан, записва, прехвърлени към изпълнителя. След изпълнение на дадена марка е поставен върху изпълнението и документ, подаден в случая.

^ Тема 3. Регистрация документи и информация и справки работа

Регистрация документ - запис на данни за документа по установената форма, фиксиране на факта на нейното създаване, изпращане или получаване.

При регистриране на документ, получава свой собствен сериен номер, по който то е вписано в регистрационния формуляр. Този номер е отпечатан върху документа.


  • за да се гарантира запазването на документи;

  • за улеснение на документи;

  • да записва и следи изпълнението на документа.


Оформете документите за регистрация:


Записаните документи са разделени в няколко групи, всяка от които се записват поотделно:

договори (договори) търговски;

документи, имащи врата за ограничаване на достъпа.

Документите могат да имат регистрационен номер, състоящ се от: поредният номер на документа, който в началото на годината; символ на структурното звено или служител; референтен номер, който ще бъде зашит документ или копие от него. Например, регистрационния номер на номера на документа за 72 \ 1 - 5 включва:

72 - сериен номер на документа в регистрите;

номенклатура брой случай - с 1 - 5.


Дърводобивът най-надеждната и се препоръчва за повишените изисквания за осигуряване запазването на документи. Недостатък - бавно търсене, особено за големи обеми от документи.

За да се регистрирате документи с помощта на персонален компютър, можете да използвате същите данни за вход графиките.

може да бъде установена система за регистрация на компютъра:

Редът на документите за регистрация на врата, за да ограничи достъпа

( "За служебно ползване", "търговска тайна" и др.), Определени със специално разпоредби.







Предишен ◈ Следващото