Легло секретар правилно унищожаване на документи
Документи с течение на времето губят своята важност и значение. Дръжте всички тях е невъзможно, така че от време на време, те трябва да се отървете от. В допълнение към липсата на пространство, възникват трудности с търсенето на документ с лечението им, ориентация в пространството архив и други съоръжения.
Е, ако организацията ви е архивист, който е в състояние да направи от документи за срока на годност, правото да изберете тези, които искате да изтриете, и задръжте процедури за унищожаване на документи.
Нека да се разбере как да го направя правилно първи път.
Как да се облекчи процедурата за унищожаване на документи?
Поддържане на номенклатурата на организацията работи.
Разпространяване на документи по делото в съответствие с номенклатурата.
Поддържат регистър на случаите на постоянни и временни период на съхранение.
Своевременно да отнесе случая до архива.
Провеждане на годишна инвентаризация на делата в архива за края на срока на годност на документите.
Ако всичко, вашата организация е направено, процедура унищожаване на документи няма да отнеме много време. Ако не, то ще бъде по-трудно. Необходимо е да се направят редица случаи да се определи срокът за съхранение на документите. разпространение на документите по работа, направи опис на вътрешни документи. След извършването на тази дейност, става ясно, какви документи трябва да бъдат унищожени.
Какво регулаторни срокове документ подаване определя?
Процедурата за унищожаване на документи:
Създаване на комисия от експерти. Тя определя в края на периода на съхранение на документи, изготвяне на акт за разпределението на документи за унищожаване и на тази основа се подготвят документи.
Изберете делото от архива. които са преминали периода на съхранение в съответствие със списъка и са загубили своята практическа стойност. В идеалния случай, трябва да се проведе едно изпитване лист случаи за предотвратяване на унищожаването на съответните документи. На практика прекарват най-малко една проверка на място, гледайки първата и последната дата на документите в случай, стойността на самите документи.
Изберете случая на структурните звена. които са преминали периода на съхранение в съответствие със списъка и са загубили своята практическа стойност. В един идеален случай на структурни звена, избрани чиновници разделения и донесе файла служител. Той има тест случаи контрол.
Подгответе акт относно разпределението на унищожаването на документи, които не трябва да се съхраняват. За да се подготви правилно акт да се подчертае случая с едно и също име, преброят на всеки, а след това в акта посочи екстремни случаи дата (първата и последната). Местоположение на нещата в акта - както в номенклатурата на организацията работи. Преди унищожаване, гарантира, че делото съвпада с броя на случаите, в акта.
Срок на годност на акта на разпределение за унищожаване на документи - за постоянно.
После случаите са посочени унищожаване. Организацията може да се справят сами с малък обем документи. За по-големи обеми от наемане на специализирани организации. отнасят случаите, когато фактурата. След премахването на документите, необходими за издаване на акт за унищожаване на документи. Изготвя организацията, която унищожава документите. Сертификатът се прави произволно, но е задължително фиксирана комисионна, която провежда унищожаването на документи, дата, след това актът се подписва от членовете на комисията, утвърден от ръководителя на организацията, която е осъществила унищожаване.
Изхвърляне на документи за документи на хартиен носител - е shredirovanie и парене. Електронни документи се унищожават чрез презаписване на твърдия диск, електромагнитно излъчване, физическо унищожаване на информационния носител.